会議を開くためのコツ　業務時間を無駄にしないために

「パワーポイントによる死」を避ける

プレゼン用ソフト「パワーポイント」を使いこなせる人は多くはない。重要なのは、映し出した箇条書きをただ読むという落とし穴にはまらないことだ。これでは、出席者はあなたの言葉に耳を傾けることはないだろう。

そうではなく、あなたの伝えたいことを補完するための情報を映し出すための準備に時間をかけるべきだ。

プレゼンをするのはあなたであり、パワーポイントは補助に過ぎない。質問を投げかけて参加者の気持ちを引き付けることも忘れずに。

準備が鍵

人事の専門家によれば、多くの会議は始まる前から失敗するさだめなのだという。それは、設計段階が不十分だからだ。会議には明確な目的と詳細な課題一覧が不可欠だ。

必要な人が出席しているか、なおかつ、必要な人だけが出席しているか確認しよう。何を達成したいのかを前もって頭の中で描いておき、出席者全員が共通の理解の下にいるようにしよう。

テキパキやる

会議の時間を必要以上に長く設定する必要はない。会議は早く終われるようなら、予定通りに時間を使い切ろうなんて思わなくてもいい。みんながフレッシュな間に、午前中に会議のスケジュールを組むのもいいだろう。